Csekély értékű ajándék nyilvántartása

Kedves fórumozók!
A kérdésem a következő: SZAKSZERVEZETEK esetében a 3x adható csekély értékű ajándék adómentességével kapcsolatban konkrétan milyen nyilvántartási kötelezettségeknek kell megfelelni?
Tehát konkrétabban: pl. a Nemzetközi Nőnap alkalmából női tagjainknak veszünk ajándékot (tárgyi formában), és egy szál virágot hozzá. Ezen ajándékok össz ktsg-ét elosztom a létszámmal, és ez lesz a csekély értékű ajándék egy főre jutó összege - ebben az esetben? (Tudom, hogy 6900 Ft-ot nem haladhatja meg).
Mert az erre vonatkozó nyilvántartásról nem találtam sehol semmilyen konkrét törvényi rendelkezést. Vagyis gondolom név, aláírás, és az összeget is oda kellene írnom az átvételi listára, mikor átveszik az ajándékokat? (Mert az elég furcsán nézne ki... Vagy talán elég ha utólag minden név mellé odaírom az adott összegeket, átvétel után, tollal? Ez megfelelne az apehnak, egy esetleges ellenőrzésnél?)
A válaszokat előre is köszi: Anita