Elvárások a könyvelőkkel szemben, a könyvelők kiemelt, legfontosabb feladatai
1. A bizonylatok alapján a gazdasági események jogszabályoknak megfelelő, szakszerű lekönyvelése.
2. A vállalkozás adófizetési kötelezettségeinek megállapítása.
3. Az adóbevallások jogszabályoknak megfelelő kitöltése, megállapodás alapján továbbítása az APEH-hoz.
4. A beszámoló, a mérleg, az eredménykimutatás és a kiegészítő melléklet elkészítése.
5. A mérleget alátámasztó, mérlegtételeket alátámasztó leltár elkészítése.
6. A beszámoló továbbítása közzétételre és letétbe helyezésre.
7. A könyvelésben, az adóbevallásokban és a beszámolókban elkövetett hibák javítása, önreviziója.
8. A vállalkozások vezetőinek tájékoztatása a könyvelésből látható évközben elért eredményről, az évközi vagyonról és pénzügyi helyzetről. Ennek gyakorisága közös megállapodástól függhet, érdemes erre kitérni a könyvelési tevékenységről szóló szerződésben.
9. A vállalkozások képviselete az adóhatóságnál, a helyi önkormányzatoknál, a VPOP-nél.
10. Az üzleti évben, december 20-án minden társas vállalkozásnak fel kell töltenie az évközben fizetett különadó előlegét az év végéig várható adó 100 százalékára. Azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek az üzleti évet megelőző évben az éves nettó árbevétele meghaladta az 50 millió forintot, a társasági adó és az iparűzési adó előlegét is fel kell töltenie az év végéig várható adó 100 százalékára. Fontos, hogy a könyvelő a vállalkozás vezetőitől időben megkapja azokat az információkat, adatokat, amelyek miatt még változni fog a vállalkozás eredménye és annak függvényében az társasági adó (esetleg az elvárt adóalap utáni adó), különadó és iparűzési adó az üzleti év végére. Amennyiben a könyvelő rendelkezik a szükséges információkkal, abban az esetben időben közölnie kell a vállalkozás vezetőjével az üzleti év december 20-án fizetendő adófizetési kötelezettségek összegeit. Gyakori panasz a vállalkozás vezetőitől, hogy nem kapnak időben információt a fizetendő adókról, sok esetben csak a fizetést megelőző napon szembesülnek az azonnali adófizetési kötelezettségekről. Korábbi értesítés az adófizetési kötelezettségekről csak akkor lehetséges, ha a könyvelő is időben megkapja a szükséges információkat az év végéig várható bevételekről, a várható költségekről és ráfordításokról, továbbá még év végéig tervezett rendkívüli üzleteseményekről.
11. A könyvelőtől elvárható, hogy a vállalkozást érintő adózási, számviteli változásokról tájékoztassa a vállalkozás vezetőit. Amennnyiben a vállalkozás külön adótanácsadói szolgáltatást is igénybe vesz, abban az esetben természetesen az adójogszabályok változásairól az adótanácsadó ad tájékoztatást.
A számviteli törvény adott vállalkozást érintő változásaira minden esetben a könyvelő hívja fel a vállalkozás vezetőinek a figyelmét.
12. A számviteli politika és számviteli szabályzatok elkészítése nem tartozik a könyvelési feladatok közé közvetlenül, az a tágabb értelmű számviteli feladatok közé tartozik. Ha a könyvelő nem alkalmazott és külön elvállalja a szabályzatok elkészítését, arra külön megbízást kell kötni. Gyakori, hogy a vállalkozások külön megrendelik a számviteli szabályzatok elkészítését az arra szakosodott cégektől.
A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknak a számviteli politika keretében el kell készítenie:
a) a leltárkészítési és leltározási szabályzatát;
b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát;
c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot;
d) a pénzkezelési szabályzatot.
A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknak rendelkeznie kell számlarenddel is.
Az újonnan alakuló gazdálkodó a számviteli politikát, a szabályzatokat a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Jogszabályváltozás esetén a változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni.
13. Pénzkezeléssel csak abban az esetben lehet a könyvelőt megbízni, ha a könyvelő a vállalkozás székhelyén, telephelyén végzi a könyvelési tevékenységét és a szerződés is tartalmazza az ellátandó feladatok között.
A vállalkozásoknak minden esetben meg kell felelnie a pénz kezelésére vonatkozó szabályoknak, közöttük a vállalkozás érvényes pénzkezelési szabályzatának is. A számviteli törvény szigorú szabálya szerint a készpénzmozgásokat azon a napon és ott kell rögzíteni, könyvelni, amelyik napon és ahol a készpénz mozgása, bevételezése, illetve kiadása megtörtént. A gyakorlatban sokszor előforduló hiba, hogy a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat nem ott és akkor állítják ki, ahol és amikor a készpénz mozgása megtörtént, hanem a könyvelő utólag saját szoftverével készíti el. Ráadásul ezek a bizonylatok sok esetben alá sincsenek írva, így azok nem is alkalmasak bizonylatoknak.
A pénztár (analitikus) könyvelésének minden esetben a pénztár kiadások és bevételezések helyén kell megtörténnie, nem pedig a könyvelést végző vállalkozásnál utólag.
14. A könyvelőnek eleget kell tennie a számviteli törvényben, a társasági adóról szóló törvényben, az adózás rendjéről szóló törvényben és egyéb jogszabályokban a kapcsolt vállalkozások miatti számviteli és adózási előírásoknak. Emiatt a könyvelő feltétlenül nyilatkoztassa a vállalkozás vezetőjét arról, hogy a vállalkozásnak vannak-e kapcsolt vállalkozásai.
15. A könyvelőtől elvárható, hogy a vállalkozást érintő, jogszerű, kedvező adózási lehetőségekről tájékoztassa a megbízóját. Ezzel összefüggésben tisztáznia kell, hogy a vállalkozás a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló 2004. évi XXXIV. törvény alapján besorolható-e a mikroválalkozások, a középvállalkozások, illetve a kisvállalkozások közé. Ebben a kérdésben is fontos lehet a vállalkozás vezetőjének a nyilatkozata.
16. A Ptk. szerint szerződő könyvelők a pénzmosás megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény hatálya alá tartozva el kell, hogy végezzék az ügyfeleik azonosítását. Ha az ügyfél az azonosítás során nem működik együtt a könyvelővel, a könyvelő köteles megtegadni az üzleti kapcsolat létesítését, illetve a megbízás teljesítését. Folyamatosan végzett szolgáltatás esetén az ügyfélnek öt munkanapon belül be kell jelentenie a könyvelőjének az azonosításban szereplő adatokban bekövetkezett változásokat.
17. A könyvelőknek az üzleti év zárásakor feltétlenül egyeztetnie kell a válllalkozás jogi képviselőjével és a vállalkozás vezetőjével a vállalkozás peres ügyeiről és a követelésekkel kapcsolatos kérdésekről a céltartalékképzés és értékvesztés elszámolásának kötelezettsége miatt. A könyvelő kérjen a jogi képviselőtől, illetve a válllalkozás vezetőjétől teljességi nyilatkozatot, amely a könyvelést alátámasztja.
18. A Ptk. szerint szerződő könyvelők feladata a szakmai követelmények mellett a szerződés tartalmától is függ. A könyvelési szolgáltatásról szóló szerződésnek a vállalt feladatról kell szólnia.
