Szia!
Van egy nagyon régi gyakorlat, mely szerint az elszámolásra kiadott készpénz elszámolásakor
- a pénztárba teljes összegben visszavételezik a kiadott előleget, majd
- az elszámolás időpontjában pénztári kiadási bizonylatokkal kiadásba helyezik a felhasznált összegeket.
Ezt a gyakorlatot felülírja az a javaslat, amely a Számviteli levelekben is megjelent, ezt a részt bevágom.
141. Számviteli Levelek / 2006. november 23.
2864. Házipénztári pénzkészletet befolyásoló tételek
A leírtakból következik, az elszámolásra kiadott készpénz két időpontban érinti a házipénztár pénzkészletét:
- az egyik időpont az elszámolásra kiadás időpontja (csökken a készpénzállomány),
- a másik időpont az elszámolásra kiadott készpénzzel való elszámolás időpontja (nő a készpénzállomány a ténylegesen visszavett készpénz összegével).
Az előbbiekhez kapcsolódóan hangsúlyozni kell, a gazdasági eseményeknek a bizonylati elv és a bizonylati fegyelem követelményei figyelembevételével történő könyvelése nem igényli (sőt ellentétes azzal), hogy az elszámolásra kiadott készpénzt teljes összegében visszavételezzék a pénztárba, és az elszámolásra kiadott készpénz elköltésének dokumentumai (alapvetően a készpénzes számlák) alapján a készpénz csökkenését mint a pénztári kifizetéseket számolják el.
A számviteli előírásokkal összhangban az a helyes, ha az elszámolásra kiadott készpénz (T 3613 - K 381) elszámolásakor a készpénz felhasználásának bizonylatait közvetlenül az elszámolási számlával szemben könyvelik a megfelelő eszköz-, illetve költségráfordítás számlára (T 1-3, 51-56, 86 - K 3613), és csak az elszámolásra kiadott összegből megmaradt készpénzt vételezik vissza a házipénztárba (T 381 - K 3613).
Mindentől függetlenül, az fontos, hogy abban az esetben, ha pl. a tulajdonos átutalásos számlát az eladó bankjában készpénzzel egyenlít ki, és az elszámolás során a banki befizetési bizonylattal és az átutalásos számlával is elszámol, akkor a banki befizetési bizonylat könyvelése a szállítói kötelezettség csökkentéseként könyvelendő, és az átutalásos számla a szállítók között beérkeztetve, a szállítói naplóban kerül lekönyvelésre. A fentiekben bevágott, ajánlott könyvelési mód véleményem szerint nem általános, bizonyára többen hozzászólnak ehhez a témához, és segítségedre lesznek a javasolt gyakorlat tekintetében. Én személy szerint el tudom fogadni a régi gyakorlatot is, ha az leszabályozásra került a pénzkezelési szabályzatban, és az elszámolásra kiadott előlegek valóban felhasználásra kerülnek, és a ténylegesen szükséges összeg nagyságrendjében kerülnek kiadásra.
(És persze az elszámolási időszak rövid!!! mivel max.30 nap lehet - egyébként adó és járulékteherrel jár - remélhetőleg ez a feltételt a vállalkozás teljesíti.)
Zs.